MEB bürokraside devrim yaptı
Devlet kurumları arasında resmi yazışma ve evrakların imzalanmasında yaşanan sıkıntılar, elektronik imzayla son buluyor. Milli Eğitim Bakanlığı (MEB) bürokrasinin halkalarından olan resmi yazışmalar ile evrak onayı işlemine son vererek, başlattığı elektronik imza uygulamasıyla bir ilke imza attı.
Milli Eğitim Bakanlığı İşletmeler Daire Başkanlığı bünyesinde sağlanan elektronik imzaya geçiş için deneme uygulamasına başlandı. MEB Müsteşar Yardımcısı Mehmet Temel başkanlığında basına tanıtılan sistemde, her kullanıcının ismi ve kullanıcıya ait birer şifre veriliyor. Sistem tamamen MEB'e ait bir ağdan oluşuyor. 30 saniye gibi bir sürede imza makamına elektronik ortamda gönderilen evrak, önce memur tarafından hazırlanıyor. Görevli memur, paraf atılması veya yazının konuya ilişkin doğru yazılıp yazılmadığını göstermek için şube müdürüne, daire başkanına gönderiyor. Parafları atılan yazı en son genel müdür veya bakanın onayına sunuluyor. Evrakı inceleyen bakan, yine şifresini kullanıp elektronik imzasını kullanarak, 81 il ve ilçe milli eğitim müdürlüklerine veya eğitim kurumlarına gönderiyor. Evrak, gönderildiği karşı tarafa ulaştıktan sonra sistem, evrakın geldiğini sesli olarak karşı tarafa bildiriyor. Evrakın ulaştığı birimlerde çalışan memur veya yetkili makam, merkezden evrakın kendilerine ulaşmadığını veya kaybolduğuna ilişkin mazeret belirtemiyor. Çünkü sistem, evrakın karşı tarafa hangi tarihte ve hangi saatte ulaştığını saniyesiyle birlikte rapor ediyor. Merkez, aynı zamanda evrakın karşı tarafça okunup okunmadığını, dosyanın açılıp açılmadığını dahi görebiliyor.
EVRAK-KAYIT BİRİMLERİ KALDIRILACAK
Bakanlığa veya kurumlara gelen her evraka verilen numara ve tarih ile söz konusu kurumdan çıkan evraklara verilen 'evrak çıkış no ve tarih' gibi işlemlerin yapıldığı Evrak ve Kayıt Birimleri'ne gerek kalmayacak. Çünkü sistem her evraka kayıt numarası ile tarihi otomatik olarak atıyor. Elektronik imzaya geçişle Milli Eğitim Bakanlığı, bilişim teknolojisinde meydana gelen gelişmelerden daha fazla yararlanıp hizmetin daha süratli, sağlıklı ve ekonomik verilmesine, ayrıca, kırtasiyeciliğin ve bürokratik işlemlerin azaltılmasına ve verimliliğin artırılmasını amaçlıyor. Elektronik imzaya geçişte Milli Eğitim Bakanlığı İşletmeler Daire Başkanlığı deneme çalışmalarını sürdürüyor. Uygulamaya tam geçiş 1 Nisan 2005 tarihi olarak belirlendi. Döner sermaye işletmeleri kapsamında MEB, bu proje ile bin 10 okul ve kurum ile bu okul ve kurumların bulunduğu 81 il ve 276 ilçe milli eğitim müdürlüğü ile elektronik imzalaşabilecek.
MEB'e bağlı ve okul ve kurumlar, sistemle birlikte artık, kırtasiye, PTT, kargo, telefon ve faks gibi giderler için para vermeyecek. Evrak saniyelerle ölçülecek hızda elektronik olarak alıcısına ulaşacak, buna bağlı olarak zaman kavramı gün yerine saniye olacak. Evrak en son onay makamından imzadan çıktıktan sonra üzerinde oynama yapılamayacak. Evrakın kaybolması veya deforme olması gibi bir sorun yaşanmayacak.
PROJEYE BAKAN ÇELİK'TEN TAM NOT
Milli Eğitim Bakanı Hüseyin Çelik'e sunulan proje tam not aldı. Çelik, elektronik imzaya tüm bakanlık birimlerinde 6 ay içerisinde geçilmesi talimatı verdi. İşletmeler Daire Başkanı Recep Işık, devlete ait gizli evrakların hiçbir kişi veya kuruluş tarafından okunamayacağını belirterek, "Sistem sonsuz bir güvenlik yapısında oluşturuldu. Bin 24 bit düzeyinde güvenlik sistemi bulunuyor. Türkiye'de henüz bu güvenlikte bir sistem yok.
Maliye Bakanlığı ile Sayıştay ile evrak alışverişlerinde de değişiklik yaptık. CD'ler ile bu kurumlar arasında yazışmalarımızı yapıyor" diye konuştu. Başkan Işık, ayrıca DöseNet sistemi ile birlikte arşiv odalarının da tarihe karıştığını, 50-60 metrekareden oluşan bir arşiv odasına yerleştirilen evrakların bir CD'ye kaydedildiğini anlatarak, "Eskiden arşiv birimleri oluştururduk. Maliye ve Sayıştay ile yaptığımız yazışmalar çuvallarla ifade edebileceğim yoğunlukta olur ve saklanırdı. Artık tüm bunlar tarihe karıştı. Ayrıca bizim birimimizin bir yıllık yaşıma yaptığı evrak sayısı 18 bin adet. Tüm bu evrakların taşraya ve merkezdeki birimler arasındaki ulaşımını maddi ve zaman boyutunda düşünürseniz, elektronik imza ve getirdiği arşiv sisteminin önemini daha iyi anlıyorsunuz" diye konuştu.
iha